En tant que gestionnaire de l’immeuble, un syndic de copropriété a pour rôle d’assurer le bon fonctionnement des parties communes, tout en gérant les finances et en veillant au respect du règlement de copropriété.
Toutefois, il arrive parfois que plusieurs copropriétaires soient insatisfaits des services fournis par leur syndic, que ce soit en raison d’une gestion inefficace, d’un manque de transparence ou de problèmes de communication. Dans de telles circonstances, la loi offre la possibilité de changer de syndic.
Pourquoi changer de syndic de copropriété ?
Le choix de changer de syndic de copropriété n’est jamais anodin et résulte de diverses situations qui nécessitent une attention particulière.
L’une des raisons les plus courantes pour changer de syndic est l’insatisfaction générale des copropriétaires. Cette insatisfaction peut provenir de plusieurs facteurs, tels que :
- Manque de réactivité et de communication : un syndic de copropriété qui ne répond pas de manière adéquate ou rapide aux demandes des copropriétaires et qui communique mal les informations peut créer un climat de méfiance et de frustration.
- Faute de gestion : des erreurs dans la gestion administrative des comptes de la copropriété, des retards dans l’exécution des travaux ou une mauvaise gestion des urgences peuvent remettre en question la compétence du syndic.
- Augmentation inexpliquée des charges de copropriété : si les copropriétaires constatent une hausse régulière et non justifiée des charges, cela peut indiquer une mauvaise gestion ou un manque de transparence de la part du syndic de copropriété.
- Mauvaise gestion des fonds : des erreurs ou des irrégularités dans la gestion des fonds de la copropriété, comme le fonds de travaux ou le budget pour les réparations, peuvent être un signal d’alarme.
- Non-respect du règlement de copropriété : le syndic est chargé de faire respecter le règlement de copropriété. S’il échoue dans cette tâche, cela peut entraîner des déséquilibres et des conflits au sein de la copropriété.
- Gestion des travaux et des prestataires : le choix de prestataires ou la mauvaise gestion des travaux de maintenance peuvent affecter la qualité de vie dans l’immeuble et la valeur des propriétés.
Enfin, le changement de syndic de copropriété peut simplement résulter de la fin du mandat du syndic actuel. C’est le moment idéal pour réfléchir aux performances du syndic et décider s’il convient de renouveler son contrat ou de chercher de nouvelles options.
À savoir : le mandat dure entre un et trois ans selon le contrat de syndic signé. Il est également possible de changer de syndic en cours de mandat s’il commet une faute de gestion.
La procédure légale pour changer de syndic de copropriété
Changer de syndic de copropriété nécessite de suivre une procédure légale définie pour assurer une transition en toute légalité et transparence.
Voici la procédure à suivre :
- Mise en concurrence du syndic : avant la fin du mandat du syndic actuel, le conseil syndical doit mettre en concurrence plusieurs syndics et demander des devis. Cette étape permet d’évaluer différentes offres et de choisir la plus adaptée aux besoins de la copropriété.
- Convocation de l’assemblée générale (AG) : le conseil syndical doit inscrire la décision de changer de syndic de copropriété lors de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Pour cela, une convocation doit être envoyée, incluant l’ordre du jour.
- Vote en assemblée générale : le changement de syndic se décide par un vote à majorité lors de l’assemblée générale. La majorité requise dépend de la nature du changement (fin de mandat ou révocation du syndic de copropriété pour faute).
- Notification officielle : si le vote est favorable, une notification officielle et une lettre recommandée avec accusé de réception est envoyée au syndic en place sortant et au nouveau syndic élu, formalisant ainsi le changement.
Modèle de lettre type : changement de syndic de copropriété
La lettre de mise en demeure doit être adressée au syndic de copropriété actuel et doit être envoyée en courrier recommandé avec accusé de réception pour assurer sa traçabilité. Elle doit clairement indiquer l’objet.
Il est important d’inclure les détails essentiels tels que la date de l’assemblée générale où le changement a été voté, les résultats du vote, et la mention du nouveau syndic choisi, si applicable. Elle doit également rappeler les obligations légales du syndic sortant concernant la transmission des documents et la gestion de la transition.
Enfin, il est conseillé de joindre une copie du procès-verbal de l’assemblée générale pour attester de la décision prise.
Voici un modèle de lettre :
[Votre nom et prénom]
[Votre adresse]
[Code postal, ville]
[Nom du syndic actuel]
[Adresse du syndic]
[Code postal, ville du syndic]
Lieu et Date
Objet : Demande de changement de syndic de copropriété
Madame, Monsieur,
Par la présente, je me permets de vous adresser cette lettre en ma qualité de copropriétaire de [nom ou adresse de la copropriété]. Suite à l’assemblée générale des copropriétaires tenue le [date de l’assemblée générale], il a été décidé, conformément à l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, de ne pas renouveler votre mandat de syndic de notre copropriété.
Cette décision a été prise après un vote démocratique, où [préciser le résultat du vote, par exemple : “la majorité absolue des voix a été atteinte”]. En conséquence, nous vous informons que le syndic [Nom du Nouveau Syndic] a été élu pour prendre en charge la gestion de notre copropriété à compter du [date de prise d’effet du nouveau mandat].
Nous vous demandons de bien vouloir préparer et transmettre tous les documents et archives relatifs à la gestion de la copropriété au nouveau syndic, conformément à vos obligations légales. Nous attendons également un état de la situation financière actuelle de la copropriété.
Nous vous remercions pour les services rendus durant votre mandat et vous prions de prendre toutes les dispositions nécessaires pour assurer une transition harmonieuse et efficace.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Votre Signature]
Pièce jointe : Copie du procès-verbal de l’assemblée générale