Les obligations du syndic sont définies dans la loi du 10 juillet 1965 et les textes successifs, comme la loi ALUR ou la loi ELAN. Son rôle est avant tout d’organiser la « vie démocratique » de la copropriété, mais aussi de veiller au respect de la vie en collectivité.
1. Assurer la bonne conservation de l’immeuble
En bref : Le syndic conserve, garde et entretient l’immeuble. Il fait réaliser les travaux d’entretien courant prévus au budget, engage les travaux votés en assemblée générale et appelle les cotisations au fonds de travaux.
L’une des principales missions du syndic est de conserver, garder et entretenir l’immeuble en bon état. Il peut à ce titre effectuer les petites réparations et les travaux d’entretien courant sans avoir à convoquer l’assemblée générale, dans la limite du budget prévisionnel voté. Il tient également à jour le carnet d’entretien de l’immeuble.
Le syndic est aussi chargé d’engager les travaux plus importants votés par le syndicat des copropriétaires, de suivre leur exécution et de les réceptionner. En cas de malfaçons, il met en œuvre les garanties des constructeurs et, si elle a été souscrite, l’assurance dommages-ouvrage.
Il appelle enfin les cotisations au fonds de travaux, obligatoire dans les copropriétés à usage total ou partiel d’habitation dix ans après la réception de l’immeuble. Ce fonds permet d’anticiper le financement des travaux à venir.
2. Établir le budget prévisionnel de la copropriété
En bref : Le syndic élabore le budget prévisionnel, voté chaque année en assemblée générale à la majorité simple. Il tient la comptabilité, appelle les charges, gère les impayés et dépose les fonds du syndicat sur un compte bancaire séparé ouvert à son nom.
Le syndic a la responsabilité d’élaborer le budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical. Ce budget est voté chaque année en assemblée générale, à la majorité simple de l’article 24, en principe avant le début de l’exercice qu’il concerne.
Parmi ses autres tâches, il règle les factures et verse les salaires éventuels. Il tient à jour la comptabilité de la copropriété dans le livre journal, où sont recensées les opérations comptables par ordre chronologique, et dans le grand livre des comptes, où les opérations sont regroupées par poste de dépense. Il est également chargé d’envoyer les appels de fonds pour la collecte des charges auprès des copropriétaires et de gérer les impayés.
Le syndic doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, quelle que soit la taille de la copropriété. S’il ne l’ouvre pas dans les trois mois suivant sa désignation, son mandat est nul de plein droit.
3. Organiser l’assemblée générale des copropriétaires
En bref : Le syndic convoque l’assemblée générale au moins une fois par an, au moins 21 jours à l’avance, et en fixe l’ordre du jour avec le conseil syndical. Il notifie le procès-verbal dans le mois aux copropriétaires opposants ou défaillants.
Le syndic s’occupe de convoquer les copropriétaires à l’assemblée générale annuelle, au moins 21 jours avant la réunion. Il établit l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical, et chaque copropriétaire peut demander l’inscription d’une question. Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote.
À l’issue de l’assemblée générale, le procès-verbal récapitule toutes les décisions prises. Le syndic doit le notifier, dans un délai d’un mois, aux copropriétaires qui ont voté contre une décision ou qui n’étaient ni présents ni représentés.
Une assemblée générale extraordinaire peut également être convoquée à la demande du conseil syndical ou de copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires. La demande est adressée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception.
4. Veiller à l’exécution des résolutions votées en AG
En bref : Le syndic exécute les décisions de l’assemblée générale. Sauf urgence, les travaux votés aux majorités des articles 25 ou 26 ne peuvent être lancés qu’après le délai de recours de deux mois.
Le syndic fait exécuter les délibérations de l’assemblée générale des copropriétaires. Les copropriétaires opposants ou défaillants peuvent contester une décision en justice pendant deux mois à compter de la notification du procès-verbal (article 42 de la loi du 10 juillet 1965). Pendant ce délai, et sauf urgence, les travaux votés à la majorité des articles 25 ou 26 ne peuvent pas être lancés.
En cas de non-exécution, la responsabilité du syndic peut être engagée. Si ses manquements sont suffisamment graves, l’assemblée générale peut aussi résilier son contrat avant le terme, à la majorité de l’article 25, et désigner un nouveau syndic au cours de la même réunion.
5. Faire respecter le règlement de copropriété
En bref : Le syndic veille au respect du règlement de copropriété par tous les occupants. Il peut mettre en demeure un contrevenant, faire constater les troubles et, si nécessaire, agir en justice au nom du syndicat.
Le syndic veille à ce que le règlement de copropriété soit respecté par tous les occupants, copropriétaires et locataires. Il dispose de plusieurs moyens d’action en cas de difficultés avec un contrevenant :
- la mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception, pour lui exposer les faits reprochés ;
- l’intervention d’un commissaire de justice (anciennement huissier) pour faire constater les troubles ;
- la procédure d’urgence en référé.
Une des missions du syndic est par ailleurs de représenter le syndicat des copropriétaires en justice. Pour engager une action, il doit en principe y être autorisé par l’assemblée générale, sauf exceptions comme le recouvrement des charges ou le référé.
6. Apporter du conseil aux copropriétaires
En bref : Le syndic a un devoir de conseil : il alerte les copropriétaires sur les risques juridiques et techniques et les informe des nouvelles obligations, comme le DPE collectif ou le plan pluriannuel de travaux.
Le syndic a une obligation de conseil auprès des copropriétaires, et sa responsabilité peut être engagée en cas de manquement. Il doit par exemple signaler si une résolution soumise à l’assemblée est contraire au règlement de copropriété, attirer l’attention sur un changement de normes, signaler un problème technique obligeant la copropriété à engager des travaux, une consommation d’eau inhabituelle, etc.
Il doit également sensibiliser le syndicat des copropriétaires aux nouvelles lois. Depuis la loi Climat et résilience, par exemple, les immeubles dont le permis de construire a été déposé avant 2013 doivent disposer d’un DPE collectif. Les copropriétés à usage total ou partiel d’habitation de plus de 15 ans doivent aussi élaborer un projet de plan pluriannuel de travaux, sauf si un diagnostic technique global ne prévoit aucun besoin de travaux pour les dix années suivantes.
7. Partager et transmettre les documents de la copropriété
En bref : Le syndic met à la disposition des copropriétaires les principaux documents de la copropriété et ceux qui concernent leur lot. Le syndic professionnel doit proposer pour cela un espace en ligne sécurisé.
Les principaux documents de la copropriété doivent être accessibles aux copropriétaires : règlement de copropriété, fiche synthétique, carnet d’entretien, diagnostics techniques, contrats (assurance, entretien, syndic) et procès-verbaux des assemblées générales. Le syndic professionnel doit les mettre à leur disposition sur un espace en ligne sécurisé, sauf décision contraire de l’assemblée générale.
Outre ces documents, chaque copropriétaire doit pouvoir disposer de ceux qui concernent son propre lot : compte individuel après approbation des comptes, montant des charges, part du fonds de travaux rattachée à son lot et avis d’appels de fonds. Le conseil syndical peut également consulter les balances générales, les relevés de charges et produits de l’exercice échu, les relevés bancaires, les assignations en justice, la liste des copropriétaires, la carte professionnelle du syndic et son attestation de responsabilité civile.
8. Souscrire une assurance RC pour la copropriété
En bref : Depuis la loi ALUR, tout syndicat de copropriétaires doit être assuré en responsabilité civile. Le syndic souscrit cette assurance et celles votées en assemblée générale, et déclare les sinistres touchant les parties communes.
Le syndic a l’obligation de souscrire au nom du syndicat toutes les assurances votées en assemblée générale. Depuis la loi ALUR, toute copropriété doit au minimum être couverte par une assurance de responsabilité civile. En cas de sinistre dans les parties communes, il incombe au syndic de le déclarer à l’assureur. Il supervise aussi la remise en état.
Questions fréquentes sur les obligations du syndic
En bref : Le syndic doit ouvrir un compte séparé au nom du syndicat, notifier le procès-verbal dans le mois et exécuter les décisions de l’assemblée. S’il manque gravement à ses obligations, la copropriété peut mettre fin à son contrat.
Quelles sont les principales obligations du syndic de copropriété ?
Le syndic conserve et entretient l’immeuble, établit le budget prévisionnel, tient la comptabilité, convoque l’assemblée générale et exécute ses décisions. Il fait aussi respecter le règlement de copropriété, conseille les copropriétaires, met les documents à leur disposition et assure la copropriété en responsabilité civile.
Le syndic doit-il ouvrir un compte bancaire séparé ?
Oui, quelle que soit la taille de la copropriété. La dispense qui existait pour les copropriétés de 15 lots ou moins a été supprimée en 2019. Si le compte n’est pas ouvert dans les trois mois suivant la désignation du syndic, son mandat est nul de plein droit.
Dans quel délai le syndic doit-il envoyer le procès-verbal d’assemblée générale ?
Le syndic doit notifier le procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai d’un mois à compter de l’assemblée générale. Cette notification ouvre leur délai de deux mois pour contester les décisions en justice.
Que faire si le syndic ne respecte pas ses obligations ?
Le conseil syndical peut d’abord mettre le syndic en demeure de remplir ses obligations. En cas de manquements suffisamment graves, l’assemblée générale peut résilier son contrat à la majorité de l’article 25 et désigner un nouveau syndic. Notre guide explique comment changer de syndic de copropriété.
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Entretien de l’immeuble, comptabilité, assemblées générales, suivi des travaux : en tant que syndic, Sergic accompagne les copropriétés dans leur gestion au quotidien.