- La fiche synthétique est obligatoire pour toutes les copropriétés depuis le (loi ALUR).
- Elle centralise le contenu essentiel sur la copropriété, comme les données financières ou les éléments techniques.
- Elle est mise à jour chaque année dans les 2 mois suivant la notification du PV d’AG, et reste consultable sur l’extranet.
- En cas de non-remise ou de retard, des sanctions peuvent s’appliquer contre le syndic.
À la manière d’une carte d’identité, la fiche synthétique de la copropriété est un document pivot pour toute copropriété en France. Elle témoigne d’une gestion transparente et efficace de l’immeuble de la part du syndic. Ce dernier a la responsabilité de la maintenir à jour et accessible, sous peine de sanctions.
Fiche synthétique de la copropriété : définition
La fiche synthétique de la copropriété est un document légal créé par la loi ALUR de 2014. Elle regroupe les données financières et techniques essentielles de la copropriété. L’objectif de ce document est de centraliser les informations les plus importantes pour une meilleure gestion et une meilleure transparence vis-à-vis des copropriétaires et des futurs acquéreurs. Doter l’immeuble d’une fiche synthétique est une obligation qui s’applique à toutes les copropriétés depuis le 1er janvier 2019.
La fiche intègre obligatoirement le numéro d’immatriculation attribué au syndicat de copropriétaires par le registre national des copropriétés, ce qui la rend facilement vérifiable par un tiers.
À quoi sert la fiche synthétique de copropriété ?
La fiche synthétique de la copropriété est utile à plusieurs niveaux :
- Elle fournit une information exhaustive sur la copropriété et permet ainsi aux copropriétaires d’avoir une vision claire et actualisée de la situation de l’immeuble, tant sur le plan technique que financier.
- Elle est porteuse de transparence pour les acquéreurs dans le cadre d’une vente immobilière : elle constitue un élément objectif pour informer les potentiels acheteurs sur l’état général de la copropriété. Elle doit d’ailleurs être annexée à la promesse de vente ou à défaut de promesse, elle doit être jointe à l’acte authentique. L’acquéreur peut la consulter dès la signature du compromis, notamment dans le cadre du pré-état daté.
- Elle est un outil d’aide à la prise de décisions pour le gestionnaire. La fiche synthétique aide le syndic de copropriété à avoir une vue d’ensemble rapide sur les principales données.
- Elle constitue une pièce justificative indispensable lors du montage d’un dossier de financement bancaire pour des travaux importants, car l’établissement prêteur exige souvent un aperçu chiffré de la copropriété.
- Elle simplifie la transition entre deux syndics en fournissant immédiatement les indicateurs clés nécessaires à la reprise de mandat.
Quel est le contenu de la fiche synthétique de la copropriété ?
La fiche synthétique doit contenir plusieurs catégories d’informations :
- Des informations générales : nom, adresse et numéro d’immatriculation de la copropriété, identité et date de création du syndicat de copropriétaires, organisation juridique.
- Des données financières : budget prévisionnel, dates de l’exercice comptable (début et fin), montant des charges pour l’année écoulée, des impayés, des dettes fournisseurs, du fonds de travaux, etc.
- Des éléments techniques et administratifs : description des équipements collectifs (chauffage, ascenseur, etc.), période de construction des bâtiments, nombre et usage des lots, travaux réalisés ou prévus (et leur coût), date du règlement de copropriété.
- Des renseignements sur le syndic : nom et adresse, modalités de désignation.
Copropriétaire : comment se procurer la fiche synthétique de la copropriété ?
Vous vous demandez où trouver la fiche synthétique de copropriété ? Ce document est généralement accessible en ligne, via l’extranet sécurisé mis à disposition par le syndic. Chaque copropriétaire peut ainsi y accéder à tout moment et en toute autonomie, depuis son espace personnel.
Si vous ne parvenez pas à la trouver ou si vous souhaitez obtenir une version téléchargeable (par exemple pour un usage administratif ou une vente), vous pouvez en faire la demande directement auprès de votre syndic. Cette démarche peut se faire à l’occasion d’une assemblée générale, par courrier, par e-mail ou via tout autre canal de communication habituellement utilisé avec la copropriété.
Syndic : quel rôle vis-à-vis du document ?
Le syndic de copropriété est responsable de la création, de la mise à jour et de la diffusion de la fiche synthétique. Il doit s’assurer que le document est complet, exact et mis à jour chaque année (dans les deux mois qui suivent la notification du procès-verbal de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes).
Il doit par ailleurs la mettre à disposition des copropriétaires dans l’extranet, mais aussi par tout autre moyen à la demande des copropriétaires, en vue de la vente d’un lot par exemple. Il devra la remettre en main propre ou l’adresser par mail dans un format lisible (PDF) en fonction de la demande qui lui a été faite. Cela relève de l’obligation d’information du syndic.
Quelle sanction en cas de manquement du syndic ?
En cas de non-présentation de la fiche synthétique, de retard ou d’erreurs dans les informations fournies, des sanctions peuvent être appliquées à l’encontre du syndic. S’il ne transmet pas le document dans un délai d’un mois après avoir reçu la demande d’un copropriétaire, il encourt une pénalité de 15 euros par jour de retard qui est déduite de la rémunération forfaitaire annuelle du syndic.
L’absence de fiche synthétique est plus grave car elle engage la responsabilité civile du syndic. Les copropriétaires peuvent alors engager une action en justice contre le syndic pour manquement à ses devoirs, ce qui peut entraîner des dommages et intérêts ou une résiliation du contrat de syndic.