Toute copropriété est légalement obligée de tenir une assemblée générale des copropriétaires, une fois par an au minimum. Le syndic joue un rôle essentiel dans la préparation de cette réunion, puisque c’est lui qui notifie l’ensemble des participants de l’organisation de l’assemblée, et qui veille à la bonne diffusion de l’information auprès de tous les copropriétaires. Petit rappel des impératifs à prendre en compte lors de la convocation à l’assemblée générale de copropriété.
1. L’initiative de la convocation de l’AG de copropriété
C’est le plus souvent le syndic qui décide de convoquer l’assemblée générale ordinaire – aussi appelée l’AG annuelle – des copropriétaires. Il peut également appeler des assemblées générales extraordinaires, lorsque des circonstances spécifiques l’exigent (comme la nécessité de travaux urgents, par exemple).
Le conseil syndical, représenté par son président, peut également réclamer la tenue d’une assemblée générale extraordinaire. L’usage est alors d’en informer le syndic, qui se charge ensuite de la convocation. En l’absence de réponse du syndic dans un délai de huit jours, le président du conseil syndical est en droit d’envoyer lui-même la convocation, selon les mêmes modalités et avec les mêmes obligations que celles détaillées dans cet article.
Enfin, dans certains cas, les copropriétaires eux-mêmes peuvent solliciter la tenue d’une assemblée générale, par l’expédition d’une notification, laquelle stipule les questions qu’ils souhaitent mettre à l’ordre du jour. La convocation a alors lieu aux frais du ou des copropriétaires demandeurs : le syndic doit les informer sous 15 jours de la somme due, incluant notamment ses honoraires, puis organiser l’assemblée générale sous 45 jours à réception du paiement desdits frais.
2. Adresser la convocation aux copropriétaires dans le bon timing
L’assemblée générale ordinaire a lieu une fois par an. La convocation à cette dernière doit être envoyée dans un délai de 6 mois à partir du dernier jour du précédent exercice comptable.
Quelle que soit la nature d’une assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire), la convocation à celle-ci doit être adressée à tous les copropriétaires, au moins 21 jours calendaires avant la date prévue de la réunion — sauf en cas d’urgence, ou si le règlement de copropriété prévoit explicitement des délais de notification plus longs.
Si des documents doivent être transmis aux copropriétaires, ceux-ci devront être annexés à la convocation et envoyés dans les mêmes délais que cette dernière. Le syndic doit également programmer au moins un jour ouvré de permanence, en amont de l’assemblée générale des copropriétaires, pour mettre à leur disposition les pièces justificatives des charges de copropriété — le ou les jours, heures et lieux de consultation doivent être indiqués dans la convocation.
3. La détermination de l’ordre du jour
L’ordre du jour est établi par le syndic, le plus souvent en concertation avec le conseil syndical, à l’occasion d’une réunion de préparation préliminaire. Ce document, qui doit figurer dans la convocation, fait l’inventaire de toutes les propositions qui seront débattues et votées au cours de l’assemblée générale des copropriétaires.
En dehors de cette réunion préalable, et jusqu’au jour de l’AG en tant que telle, le conseil syndical, ainsi que tout copropriétaire, peut demander à inscrire de nouvelles questions à l’ordre du jour. Cette demande se fait par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception, et sous réserve de formuler une question impliquant une réponse par « oui » ou « non ».
Le syndic doit informer clairement les copropriétaires de cette possibilité, de préférence dans les mêmes délais que pour la convocation. Il est obligé d’inscrire les questions qu’il reçoit à l’ordre du jour, soit pour l’assemblée générale à venir, soit pour l’AG suivante, si la question est adressée trop tardivement.
4. La forme de la convocation de l’assemblée générale
La convocation doit être remise à chacun des copropriétaires en bonne et due forme, soit par lettre recommandée avec avis de réception, soit par courrier électronique, soit en mains propres contre signature.
La convocation doit impérativement préciser le lieu, la date et l’heure de l’assemblée générale des copropriétaires, les modalités de mise à disposition des documents justificatifs des charges de copropriété, ainsi que l’ordre du jour prévisionnel.
Un formulaire de vote par correspondance doit être annexé à la convocation. De la même manière, l’ensemble des documents permettant un vote éclairé des résolutions devis de travaux, documents comptables, etc.) doit également être joint à la notification. La liste des documents pouvant être fournis fait l’objet d’une liste réglementée, et l’intégralité de ces derniers doit être conforme à un modèle type prévu par la loi.